CHARTE MEETINGS VOLVO480.ORG, L'ASSOCIATION

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AOD
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CHARTE MEETINGS VOLVO480.ORG, L'ASSOCIATION

Message par AOD » mar. 03 nov. 2015, 12:35

CHARTE MEETING « Volvo480.org, l’association »

Ce document a pour but de rendre transparentes les relations entre l’association « Volvo480.org, l’Association » avec l'équipe organisatrice des meetings annuels de cette dernière. En effet, une des raisons principales justifiant la création de l’association est le financement des meetings annuels qui implique une trésorerie solide afin de pouvoir avancer un certains nombres de frais inhérents à l’organisation d’un tel événement.

Art. 1 : L’équipe organisatrice est contrainte de différencier par le tarif, les participations des membres actifs de l’association de celles des non-membres par un montant supérieur de 7 % par rapport au cout réel des prestations offertes lors du meeting (exemple : la participation coûte 100 € réel à l’association pour une personne, le membre actif paye donc 100 € / Le non-membre quant à lui, paiera la somme de 107 €). Il est important de préciser qu’un membre fait bénéficier sa famille (enfants et compagne) de son tarif spécial.

Art. 2 : L’équipe organisatrice s’engage à présenter son budget définitif aux membres du bureau sur demande et ce dès le mois précédent le meeting.

Art. 3 : L’équipe organisatrice s’engage à faire en sorte qu’une fois l’événement passé, le budget du meeting soit à l’équilibre ou bénéficiaires, il ne sera toléré aucun déficit. Charge à l’équipe organisatrice de récupérer les sommes dues si un mauvais calibrage des forfaits est en cause.

Art. 4 : L’équipe organisatrice se doit de procéder à la récolte d’acomptes permettant de valider la participation d’un équipage à l’événement organisé (50 € par personne). Elle doit aussi informer les potentiels participants que cet acompte sera encaissé et conservé si un désistement à lieu moins d’un mois avant la date du meeting (sauf cas de force majeure). En cas de désistement avant ce délai, la somme sera reversée à son émetteur.

Art. 5 : Afin de faciliter la tenue de comptes et d’éviter des rendus de monnaie compliqués à gérer, il sera privilégié un paiement par chèque lors du paiement final par les participants. L’équipe organisatrice communiquera en ce sens afin que les participants prévoient d’amener leur chéquier.

Art. 6 : Le paiement final se fera le dimanche matin ou midi pour les participants présents. En ce qui concerne les personnes qui ne participeront que de manière ponctuelle au meeting, dans la mesure où ces informations seront connues avant le déroulement du meeting, l’équipe organisatrice devra réclamer leur paiement avant leur départ du meeting.
:ae turbo
#587789-16/08/94-220.480 km-VASE GREEN METALLIC 314

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