Débriefing Meeting 2016

[AOD]

Bonjour à tous.

Après un meeting qui, pour sûr, restera dans nos mémoires, je me permets un petit débriefing concernant l’approche de l’association dans l’organisation du meeting annuel.

Saluons dans un premier temps l’organisation ultra ficelée du couple Marie et Olivier qui ont fait très fort et se sont donnés à fond pour garantir un bon séjour à tous. Gros pari puisque nous avons cette année accueilli des participants venus de la perfide Albion ainsi que des personnes venues du plat-pays. À en lire les différents retours, force est de constater que le pari a été gagné puisqu’ils ont été largement félicités par les forces en présence. Outre le challenge d’accueillir des personnes d’horizons différents, il a fallu composer avec la venue d’un couple d’invités mystère pour le plus grand ravissement des participants !

Bilan des plus positifs qui devrait mettre une certaine pression à l’équipe susceptible d’organiser la session 2017. Pour ceux qui l’ignorent encore, le choix du lieu et de l’équipe sera fait après proposition spontanée de volontaires et sondage à l’appui pour choisir les heureux élus.

En revanche, j’ai ouï dire que certains s’étaient fendus de critiques diverses concernant l’événement. Je pense donc qu’il est important de faire le point. Oui, l’association vit en très grande partie grâce à vos cotisations, nous vous devons donc totale transparence. Voici donc le moment de communiquer sur le back-office.

Tout d’abord, quiconque s’est déjà prêté à l’exercice d’organisation d’un meeting sait à quel point celle-ci est lourde, chronophage, coûteuse et un poil anxiogène. Ce dernier sentiment devant logiquement s’accroitre avec les années tant le niveau de prestations offertes augmente. La critique est un exercice facile surtout lorsqu’il n’y a pas de proposition à faire pour améliorer le point concerné. C’est pour ces raisons que les critiques négatives sont souvent mal accueillies par les organisateurs qui mettent tout leur cœur dans l’organisation de cet événement annuel, parfait reflet de l’ambiance connue au sein du forum.

Nous avons frappé fort cette année en s’assurant la présence de ce cher John R. De VRIES, mais cette présence n’était pas complétement gratuite. Il faut donc savoir que c’est à l’unanimité et spontanément que le bureau de l’association a décidé de défrayer en partie John et son épouse pour leur séjour. Et à en voir les sourires des uns et la bave des autres, je pense que le bilan est plus que positif s’agissant de cette présence.

La gestion du budget d’un tel événement est un casse-tête et demande encore une fois beaucoup de temps. Il est donc bon de savoir que nous faisons une distinction entre un membre cotisant de notre association et un simple membre du forum, que les cadeaux offerts aux vainqueurs du road-book ont toujours été payés par les participants et que cette année, nous avons décidé de faire participer l’ensemble des présents à la venue de John (le coût par tête est dérisoire). De même que le fait de devoir gérer la venue épisodique de certaines personnes ajoute une difficulté supplémentaire quant à l’équilibre du budget et la division des prestations. Enfin, nous avons toujours accueilli tout le monde sans différence de traitement alors que nombreux sont les non-membres de l’association à bénéficier de l’effet trésorerie. Enfin, nous sommes nombreux à penser qu’un panier de 150 € (un peu plus pour ceux choisissant de dormir à l'hôtel au lieu du gîte) pour passer deux jours et demi en votre compagnie est une somme pour le moins raisonnable (sachant que pour les moins fortunés, il y a un an pour s’y préparer). J’espère que tout le monde aura saisi le fait que l’association ne souhaite pas s’enrichir sur le dos des participants (même si nous avons comme objectif de faire participer TOUS les participants à la vie de l’association) mais qu’elle refuse catégoriquement de voir sa trésorerie impactée par des pertes financières à la suite du meeting.

Aujourd’hui nous n’avons pas pour vocation de rendre les choses plus complexes mais de clarifier notre approche. A partir de l’année prochaine, il a donc été décidé d’offrir sa participation à l’organisateur du meeting (modalités à définir plus en détail) pour les raisons évoquées plus haut. Nous allons pour ce faire, mettre à jour la charte qui a été publiée l’année dernière pour que la gestion du meeting soit carrée et sans surprise (ou le moins possible). L’équipe organisatrice aura donc le choix de s’appuyer sur l’association, qui aura alors son mot à dire concernant le budget prévu, ou de se débrouiller seule.

Enfin, sachez tout de même qu’avec la meilleure volonté du monde, il ne sera jamais possible de contenter 100% des présents !

Merci encore de faire vivre notre passion et d’avoir pris le temps de lire ce petit communiqué.

A très vite et vivement le meeting 2017 !!

Nicolas F. (Président)

[harchin]

C'est dit

J'ai retenu un mot : Chronophage . ça c'est bin vrai .

Tout ceci me fait penser a de la tres bonne cuisine . On passe 10 fois plus de temps a preparé qu'a tout manger .

Bravo encore a Oli et Marie et je me mords les doigts de n'avoir pas pu dégager ces dates afin d'être parmi vous .

[antgomez]

salut

Pour avoir organisé quelques sorties en motos et en mini, je sais que le taf d'organiseur est tres compliqué, et la pour une première ( sûr que c'est une première ?), chapeau très bas Olivier et Marie.

Concernant le prix, c'est a la hauteur de la prestation et le plus dur de mon coté c'est que même avec un an d'avance , j'ai du mal à mettre de coté !! Mais ça, c'est mon problème de fin de mois qui commence le 2.

Mes voitures avalent pas mal d'euros et des sorties comme celle-la on en fait pas toutes les semaines.

Et encore désolé d’être venu avec une 480 un peu défraichie.

a+
antoine

[AOD]

Concernant le prix, c'est a la hauteur de la prestation et le plus dur de mon coté c'est que même avec un an d'avance , j'ai du mal à mettre de coté !! Mais ça, c'est mon problème de fin de mois qui commence le 2.

C'est d'autant plus sympa de vous avoir eu avec nous !

[Jerlab]

Et encore désolé d’être venu avec une 480 un peu défraichie.

a+
antoine

C'est pas un concours d'élégance.
Alors certes la tienne était la moins belle esthétiquement parlant. Mais elle roule, et c'est ça qui compte !!
Le plus important est de participer

[antgomez]

salut

et je viens de vérifier mes roulements de roues: Pas un pet de jeu !!! Prêt pour une autre balade !

a+
antoine

[jihem64]

Je n'ai qu'un mot à exprimer: Bravo!

Bravo aux organisateurs pour le temps passé, leur travail réussi et le cœur mis à l'ouvrage pour satisfaire la plus grande majorité!
Bravo à l'Association et à son bureau qui nous offre la possibilité de vivre ces moments-là!
Bravo aussi à l'ouverture sur le monde européen de la 480!
Bravo pour la venue de John De Vries! C'est un vrai plus et effectivement cela peut avoir un coût que je suis prêt à partager.
Je ne suis pas choqué par cela et encore moins par le fait que le meeting soit offert aux organisateurs.
Ils ont joué et bien joué le jeu avec leurs deniers, leur temps libre et leurs nerfs pour notre plaisir.
Cela a aussi besoin d'une reconnaissance autre que morale.

Le coût du meeting en lui-même n'est pas faramineux pour deux jours et demi "all inclusive" et puis se retrouver entre passionnés de notre voiture cela n'a pas de prix!
Le meeting se vit et se prépare tout au long de l'année.
Si notre présence n'est pas possible une année et bien nous avons un an de plus pour nous y préparer.
Il y aura toujours des grincheux et nous n'en pourrons rien contre.
Il est difficile de contenter tout le monde.
Nul n'est parfait!

J'ai participé à deux meetings et en suis revenu à chaque fois enchanté.

Par contre, je ne suis pas d'accord pour qu’il y ait une escalade dans l’organisation d'un tel événement.
Cette année a été un sommet. Il sera difficile de faire mieux mais est-ce la raison première d'un rassemblement de passionnés ?
Nous retrouver pour parler de 480, de tout et de rien et nous balader avec nos caisses atypiques valent déjà le déplacement et l’investissement. Pensons à ceux dont je suis qui habitent à 800 ou 900 km et même plus des lieux de rassemblements, à ceux qui prennent sur leurs congés pour venir et qui réattaquent le lundi matin. Et je ne parle pas de la remise en état de ma voiture qui fut un plaisir et un challenge pour le meeting !
Ce n’est pas rien mais voir vos trombines et vos caisses le mérite.
Sommes-nous des passionnés ou des grincheux ?

Le road book est un gros travail que tout le monde ne peut assumer. Il y a aussi la possibilité évoquée d’une balade, ensemble, en convoi sur des lieux attrayants ou même de faire une petite épreuve de régularité. Il y a aussi sans doute d’autres pistes à creuser.

Il ne faut pas qu’une petite partie de nous veuille se différencier par la critique.
Chacun fait et fera selon ses possibilités. C’est cela aussi qui fait la richesse d’une association.
Personne n’est meilleur qu’un autre.
Nous avons un point commun c’est notre bagnole. Si nous nous sommes réunis c’est pour et par elle
Restons donc unis et faisons fi des griefs qui pourraient exister, s’il y en a de bien réels !
Nous sommes des grands enfants avec nos voitures mais comportons-nous comme des adultes. Une explication « in situ » si divergence il y a, vaut mieux qu’une rancœur mal partagée…

[Afterman]

J'ai retenu un mot : Chronophage . ça c'est bin vrai .

Tout ceci me fait penser a de la tres bonne cuisine . On passe 10 fois plus de temps a preparé qu'a tout manger .

Oui, ou dans un autre domaine, on passe 10 fois plus de temps à répéter des musiques avant de faire un concert.

Je dis Grandes Féloches à Oli et Marie grâce à qui Ingrid et moi avons passé un excellent meeting.
C'est toujours un plaisir pour moi de passer un grand weekend entre fanas de 480, et Afterwoman qui venait pour la première fois, et qui n'est pas spécialement fana de bagnole, a été ravie par l'organisation, la bonne ambiance, et s'est éclatée au road-book.
Et quelle surprise que d'avoir eu la présence de JR DeVries ! Je crois qu'on était tous comme des gamins !

On est une assoc' de passionnés, pas des pros. Les organisateurs font ce qu'ils peuvent avec leur temps libre, si rare quand on a un boulot et des enfants.
Et si tout n'est pas parfait, ce n'est pas grave. La critique est trop facile quand on n'est pas dans les coulisses. Personnellement, je n'ai rien à redire, j'ai passé un excellent weekend, tout comme en 2015 et en 2014.

Pour ce qui est d'inviter l'organisateur, je trouve ça normal également, vu le boulot et le temps que l'organisation d'un meeting doit représenter.
Et pour le prix, je pense aussi que c'est raisonnable, sachant qu'on est logés, nourris, et que les visites sont comprises.

[AOD]

Par contre, je ne suis pas d'accord pour qu’il y ait une escalade dans l’organisation d'un tel événement.
Cette année a été un sommet. Il sera difficile de faire mieux mais est-ce la raison première d'un rassemblement de passionnés ?
Nous retrouver pour parler de 480, de tout et de rien et nous balader avec nos caisses atypiques valent déjà le déplacement et l’investissement. Pensons à ceux dont je suis qui habitent à 800 ou 900 km et même plus des lieux de rassemblements, à ceux qui prennent sur leurs congés pour venir et qui réattaquent le lundi matin. Et je ne parle pas de la remise en état de ma voiture qui fut un plaisir et un challenge pour le meeting !

C'était juste pour la formule

[olive2607]

bon bin comme mes prédécesseurs sur ce post, j ai apprécié a sa juste valeur les efforts fait par les organisateurs pour que tout ce passe bien,ravi comme en 2014 et 2015 je sais aussi le temps qui il faut pour que tout soit OK le jour J,pas facile malgré le fait qu' il y est 1 an pour tout préparer.
Pour ma part aussi ce n est pas toujours facile de pouvoir se libérer,et j ai préparé tout au long de l année financièrement en vendant moulte pièces afin de pouvoir partir........je déconne bref,je ne regrette pas d être venu,et j ai eu raison,car j aurai été vert si j avais manqué la venue de jdv.manger en face de lui au resto quel bonheur.
En tout cas ravi d être venu et bien sur a l année prochaine même si c est en belgique au contraire je ferais encore plus de route dans cette merveilleuse auto qu'est la 480.
Bravo oli et marie je me suis régaléééééé