Débriefing Meeting 2016
Posté : sam. 17 sept. 2016, 17:38
Bonjour à tous.
Après un meeting qui, pour sûr, restera dans nos mémoires, je me permets un petit débriefing concernant l’approche de l’association dans l’organisation du meeting annuel.
Saluons dans un premier temps l’organisation ultra ficelée du couple Marie et Olivier qui ont fait très fort et se sont donnés à fond pour garantir un bon séjour à tous. Gros pari puisque nous avons cette année accueilli des participants venus de la perfide Albion ainsi que des personnes venues du plat-pays. À en lire les différents retours, force est de constater que le pari a été gagné puisqu’ils ont été largement félicités par les forces en présence. Outre le challenge d’accueillir des personnes d’horizons différents, il a fallu composer avec la venue d’un couple d’invités mystère pour le plus grand ravissement des participants !
Bilan des plus positifs qui devrait mettre une certaine pression à l’équipe susceptible d’organiser la session 2017. Pour ceux qui l’ignorent encore, le choix du lieu et de l’équipe sera fait après proposition spontanée de volontaires et sondage à l’appui pour choisir les heureux élus.
En revanche, j’ai ouï dire que certains s’étaient fendus de critiques diverses concernant l’événement. Je pense donc qu’il est important de faire le point. Oui, l’association vit en très grande partie grâce à vos cotisations, nous vous devons donc totale transparence. Voici donc le moment de communiquer sur le back-office.
Tout d’abord, quiconque s’est déjà prêté à l’exercice d’organisation d’un meeting sait à quel point celle-ci est lourde, chronophage, coûteuse et un poil anxiogène. Ce dernier sentiment devant logiquement s’accroitre avec les années tant le niveau de prestations offertes augmente. La critique est un exercice facile surtout lorsqu’il n’y a pas de proposition à faire pour améliorer le point concerné. C’est pour ces raisons que les critiques négatives sont souvent mal accueillies par les organisateurs qui mettent tout leur cœur dans l’organisation de cet événement annuel, parfait reflet de l’ambiance connue au sein du forum.
Nous avons frappé fort cette année en s’assurant la présence de ce cher John R. De VRIES, mais cette présence n’était pas complétement gratuite. Il faut donc savoir que c’est à l’unanimité et spontanément que le bureau de l’association a décidé de défrayer en partie John et son épouse pour leur séjour. Et à en voir les sourires des uns et la bave des autres, je pense que le bilan est plus que positif s’agissant de cette présence.
La gestion du budget d’un tel événement est un casse-tête et demande encore une fois beaucoup de temps. Il est donc bon de savoir que nous faisons une distinction entre un membre cotisant de notre association et un simple membre du forum, que les cadeaux offerts aux vainqueurs du road-book ont toujours été payés par les participants et que cette année, nous avons décidé de faire participer l’ensemble des présents à la venue de John (le coût par tête est dérisoire). De même que le fait de devoir gérer la venue épisodique de certaines personnes ajoute une difficulté supplémentaire quant à l’équilibre du budget et la division des prestations. Enfin, nous avons toujours accueilli tout le monde sans différence de traitement alors que nombreux sont les non-membres de l’association à bénéficier de l’effet trésorerie. Enfin, nous sommes nombreux à penser qu’un panier de 150 € (un peu plus pour ceux choisissant de dormir à l'hôtel au lieu du gîte) pour passer deux jours et demi en votre compagnie est une somme pour le moins raisonnable (sachant que pour les moins fortunés, il y a un an pour s’y préparer). J’espère que tout le monde aura saisi le fait que l’association ne souhaite pas s’enrichir sur le dos des participants (même si nous avons comme objectif de faire participer TOUS les participants à la vie de l’association) mais qu’elle refuse catégoriquement de voir sa trésorerie impactée par des pertes financières à la suite du meeting.
Aujourd’hui nous n’avons pas pour vocation de rendre les choses plus complexes mais de clarifier notre approche. A partir de l’année prochaine, il a donc été décidé d’offrir sa participation à l’organisateur du meeting (modalités à définir plus en détail) pour les raisons évoquées plus haut. Nous allons pour ce faire, mettre à jour la charte qui a été publiée l’année dernière pour que la gestion du meeting soit carrée et sans surprise (ou le moins possible). L’équipe organisatrice aura donc le choix de s’appuyer sur l’association, qui aura alors son mot à dire concernant le budget prévu, ou de se débrouiller seule.
Enfin, sachez tout de même qu’avec la meilleure volonté du monde, il ne sera jamais possible de contenter 100% des présents !
Merci encore de faire vivre notre passion et d’avoir pris le temps de lire ce petit communiqué.
A très vite et vivement le meeting 2017 !!
Nicolas F. (Président)
Après un meeting qui, pour sûr, restera dans nos mémoires, je me permets un petit débriefing concernant l’approche de l’association dans l’organisation du meeting annuel.
Saluons dans un premier temps l’organisation ultra ficelée du couple Marie et Olivier qui ont fait très fort et se sont donnés à fond pour garantir un bon séjour à tous. Gros pari puisque nous avons cette année accueilli des participants venus de la perfide Albion ainsi que des personnes venues du plat-pays. À en lire les différents retours, force est de constater que le pari a été gagné puisqu’ils ont été largement félicités par les forces en présence. Outre le challenge d’accueillir des personnes d’horizons différents, il a fallu composer avec la venue d’un couple d’invités mystère pour le plus grand ravissement des participants !
Bilan des plus positifs qui devrait mettre une certaine pression à l’équipe susceptible d’organiser la session 2017. Pour ceux qui l’ignorent encore, le choix du lieu et de l’équipe sera fait après proposition spontanée de volontaires et sondage à l’appui pour choisir les heureux élus.
En revanche, j’ai ouï dire que certains s’étaient fendus de critiques diverses concernant l’événement. Je pense donc qu’il est important de faire le point. Oui, l’association vit en très grande partie grâce à vos cotisations, nous vous devons donc totale transparence. Voici donc le moment de communiquer sur le back-office.
Tout d’abord, quiconque s’est déjà prêté à l’exercice d’organisation d’un meeting sait à quel point celle-ci est lourde, chronophage, coûteuse et un poil anxiogène. Ce dernier sentiment devant logiquement s’accroitre avec les années tant le niveau de prestations offertes augmente. La critique est un exercice facile surtout lorsqu’il n’y a pas de proposition à faire pour améliorer le point concerné. C’est pour ces raisons que les critiques négatives sont souvent mal accueillies par les organisateurs qui mettent tout leur cœur dans l’organisation de cet événement annuel, parfait reflet de l’ambiance connue au sein du forum.
Nous avons frappé fort cette année en s’assurant la présence de ce cher John R. De VRIES, mais cette présence n’était pas complétement gratuite. Il faut donc savoir que c’est à l’unanimité et spontanément que le bureau de l’association a décidé de défrayer en partie John et son épouse pour leur séjour. Et à en voir les sourires des uns et la bave des autres, je pense que le bilan est plus que positif s’agissant de cette présence.
La gestion du budget d’un tel événement est un casse-tête et demande encore une fois beaucoup de temps. Il est donc bon de savoir que nous faisons une distinction entre un membre cotisant de notre association et un simple membre du forum, que les cadeaux offerts aux vainqueurs du road-book ont toujours été payés par les participants et que cette année, nous avons décidé de faire participer l’ensemble des présents à la venue de John (le coût par tête est dérisoire). De même que le fait de devoir gérer la venue épisodique de certaines personnes ajoute une difficulté supplémentaire quant à l’équilibre du budget et la division des prestations. Enfin, nous avons toujours accueilli tout le monde sans différence de traitement alors que nombreux sont les non-membres de l’association à bénéficier de l’effet trésorerie. Enfin, nous sommes nombreux à penser qu’un panier de 150 € (un peu plus pour ceux choisissant de dormir à l'hôtel au lieu du gîte) pour passer deux jours et demi en votre compagnie est une somme pour le moins raisonnable (sachant que pour les moins fortunés, il y a un an pour s’y préparer). J’espère que tout le monde aura saisi le fait que l’association ne souhaite pas s’enrichir sur le dos des participants (même si nous avons comme objectif de faire participer TOUS les participants à la vie de l’association) mais qu’elle refuse catégoriquement de voir sa trésorerie impactée par des pertes financières à la suite du meeting.
Aujourd’hui nous n’avons pas pour vocation de rendre les choses plus complexes mais de clarifier notre approche. A partir de l’année prochaine, il a donc été décidé d’offrir sa participation à l’organisateur du meeting (modalités à définir plus en détail) pour les raisons évoquées plus haut. Nous allons pour ce faire, mettre à jour la charte qui a été publiée l’année dernière pour que la gestion du meeting soit carrée et sans surprise (ou le moins possible). L’équipe organisatrice aura donc le choix de s’appuyer sur l’association, qui aura alors son mot à dire concernant le budget prévu, ou de se débrouiller seule.
Enfin, sachez tout de même qu’avec la meilleure volonté du monde, il ne sera jamais possible de contenter 100% des présents !
Merci encore de faire vivre notre passion et d’avoir pris le temps de lire ce petit communiqué.
A très vite et vivement le meeting 2017 !!
Nicolas F. (Président)
bon bin comme mes prédécesseurs sur ce post, j ai apprécié a sa juste valeur les efforts fait par les organisateurs pour que tout ce passe bien,ravi comme en 2014 et 2015 je sais aussi le temps qui il faut pour que tout soit OK le jour J,pas facile malgré le fait qu' il y est 1 an pour tout préparer.